学术申诉回复草拟

（院系抬头与文号占位） ××学院教务办公室回函 文号：〔2025〕教务回函第［XX］号 主题：关于刘珊同学因突发疾病申请课程退选与延期考试的申诉回复

刘珊同学： 我办已收到并复核你于［YYYY-MM-DD］提交的关于“因突发疾病申请课程退选与延期考试”的申诉材料。依据学校现行学籍与教学管理制度及相关国家规范，经集体审议形成如下复核意见与办理指引。为确保程序公正、证据充分与时限合规，请据此补充或完善后续办理。

一、复核结论与处理原则

• 结论：你提出的“因突发疾病”事由原则上属于本院对课程退选与延期考试的受理范围。申诉予以受理，并转入正式审核程序；是否批准、批准范围与方式，以你按时提交且经核验属实的证明材料为准［依据：校内《学籍管理办法》第X条第Y款；《本科教学管理实施细则》第X条第Y款］。
• 处理原则：坚持学生权益保护与教学质量并重、证据审查与程序正当统一、个案处置与章程规范一致的原则［依据：校内《学生申诉与复议办法》第X条］。

二、受理范围与条件（同时满足）

1. 事由限定

• 突发性医疗事件，致使在申请期间无法正常出勤、参与考核或持续学习；应由依法设立的二级及以上医疗机构出具的有效医学证明予以佐证［依据：校内《考核与成绩管理规定》第X条；参照教育部《普通高等学校学生管理规定》（2017年修订）相关条款］。

2. 时间节点

• 课程退选：须在学校规定的退选受理时段内提出（通常为学期第［X］—第［Y］教学周），或在突发疾病发生后［N］个工作日内提出且不晚于教务系统退选截止时间［YYYY-MM-DD 17:00］［依据：校内《选课与退选管理实施细则》第X条］。
• 延期考试：原则上应在考试开始前提出；如确因突发情况无法预先申请，最迟应于考试当日或后［3–5］个工作日内补报并提交医疗证明［依据：校内《考核与成绩管理规定》第X条］。

3. 学业边界

• 退选后学期最低修读学分不得低于培养方案或学籍管理规定的下限；对于毕业学期课程、跨专业限选课程等特殊课程，按专项条款执行［依据：校内《培养方案执行细则》第X条；《学籍管理办法》第X条］。

4. 禁止性情形

• 因学术不端、违纪或已进入成绩公布与归档流程后提出的变更申请，不予受理；同一课程不得在同一学期内重复办理“退选”与“缓考”相互冲突事项［依据：校内《学生纪律与考试管理规定》第X条］.

三、申请材料清单（提交前请自检完整性） A. 身份与学习信息类

• 个人身份证明与学生证正反面复印件各1份
• 学号、专业、联系方式、课程与考试清单（含课程代码、任课教师、考试时间/场次） B. 医疗与证明类
• 二级及以上医疗机构出具的诊断证明原件与复印件各1份（含：明确诊断、建议休养起止日期、医疗机构公章与医师签章）
• 相关就诊记录复印件（急诊/门诊病历、入院记录、出院小结等，具备可核验信息）
• 如系传染性或需隔离管理疾病，附属地卫健部门或校医院意见（如有） C. 业务表单与意见
• 课程退选申请表与延期考试（缓考）申请表（从教务系统生成并签字）
• 学业导师/班主任（或年级导师）书面学业意见
• 学生个人承诺书（如审批通过，愿意同步调整修读计划并知悉学业影响） D. 其他（如适用）
• 委托他人办理的授权书与受托人身份证明

四、提交渠道与时限

1. 首选渠道（推荐）：教务管理信息系统提交

• 路径：［教务系统网址占位］→学生办事→“退选/缓考申请”模块
• 要求：上传清晰彩色扫描件（PDF/JPEG），单个文件≤10MB，文件命名规范“学号-姓名-事项-材料类型”

2. 备选渠道

• 邮箱：［academic-affairs@××.edu.cn］（邮件主题：“学号-姓名-退选/缓考申请”）
• 现场受理窗口：××校区××楼×层教务办（工作日09:00–11:30，14:00–17:00）

3. 关键截止时间

• 退选材料提交截止：［YYYY-MM-DD 17:00］
• 延期考试材料提交截止：对应考试日后第［3/5］个工作日［17:00］
• 材料补正期限：收到“补正通知”后不超过［2–3］个工作日 逾期未提交或补正的，按自动放弃本次申请处理［依据：校内《学生办事时限管理细则》第X条］。

五、审核与结果告知

• 审核流程：形式审查（1个工作日）→实体审查（3–5个工作日）→结果公示与送达
• 结果送达：通过教务系统站内信与校邮箱同步通知；必要时短信提醒
• 审核不通过的，将说明依据条款与事实理由，并保留一次在时限内补正的机会［依据：校内《学生申诉与复议办法》第X条］。

六、结果适用与学业影响说明

1. 课程退选

• 记载方式：课程以“退选”标注，不计入当学期GPA与课程不及格统计；学费或学分费用按学校收费管理规定执行［依据：校内《收费与退费管理办法》第X条］。
• 学业安排：需与导师共同调整修读计划，确保满足培养方案毕业学分与模块要求。

2. 延期考试（缓考）

• 记载方式：教务系统标注“缓考”，保留已完成的平时成绩；缓考成绩记载与是否计入GPA按校内规定执行［依据：校内《考核与成绩管理规定》第X条］。
• 组织方式：原则上安排于集中缓考周或下一考期同等难度试卷实施；如课程停开则按“等效考核”或“个别组织考核”办理。
• 权益提醒：缓考通过后计为正常完成课程要求；未参加缓考且无正当理由的，按缺考处理。

七、信息核验与合规

• 我办将按需联系出具证明的医疗机构进行真伪核验；如发现伪造、变造或使用无效证明，将按校纪校规严肃处理［依据：校内《学生纪律处分条例》第X条］。
• 你提交的个人信息仅用于本次学术事务办理，严格遵守最小必要与安全保存原则，并按照法律法规进行保护。

八、进一步申诉权利 如对最终审核结果仍有异议，可在结果送达之日起［5/7］个工作日内，向学院教学指导委员会书面提出复审申请，逾期不再受理［依据：校内《学生申诉与复议办法》第X条］。

联系方式

• 承办科室：××学院教务办公室（学生学业事务组）
• 电话：［XXXX-XXXXXXX］；邮箱：［academic-affairs@××.edu.cn］
• 咨询时段：工作日 09:00–11:30，14:00–17:00

请你在上述时限内按清单提交材料。为避免办理延误，建议优先通过教务系统提交，并确保医疗证明与休养时段覆盖拟退选或延期考试的教学周/考试日。感谢你的配合，祝早日康复。

此复 敬礼！

××学院教务办公室（盖章） ［YYYY-MM-DD］

参考文献（规范依据）

• 教育部. 普通高等学校学生管理规定（2017年修订）[EB/OL]. 北京：教育部，2017.
• 中华人民共和国教育法[EB/OL]. 北京：全国人民代表大会常务委员会，现行有效版本.
• 中华人民共和国个人信息保护法[EB/OL]. 北京：全国人民代表大会常务委员会，2021.

说明

• 文中涉及校内规范的条款位号以“［…］”为占位，须由贵院按现行制度文本核定后替换。
• 如遇校历调整、考试集中安排变动或公共卫生事件应急政策启动，以学校最新通知为准。