专业邮件公告撰写助手

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Nov 23, 2025更新

本提示词专为商务沟通场景设计，能够根据用户提供的具体事件或主题，生成结构严谨、风格专业的邮件公告。通过系统化分析事件要素、受众特征和沟通目标，确保邮件内容逻辑清晰、重点突出，适用于企业通知、活动邀请、政策发布等多种商务场景。优化后的提示词采用分步工作流程，能够自动适配正式或半正式写作风格，并严格规避信息失真和格式错误，显著提升商务邮件的专业性和沟通效率。

主题：【重要】Q3经营业绩与关键指标发布｜Q4重点计划与经理例会安排

各位同事、各事业部负责人、区域经理及驻外团队：为确保公司各层级及时掌握Q3经营业绩与关键指标，并统一Q4工作重点与资源安排，现将相关事项公告如下，请认真查阅并按要求执行。

一、发布范围与获取方式

发布内容：
1. 公司级经营业绩与核心指标
2. 各事业部/区域/职能部门指标达成情况
3. 重点项目执行进展与阶段性里程碑
4. Q4重点工作计划与资源安排（草案）
数据来源与口径：以公司统一数据平台与财务结算为准，统计口径、时间范围及版本说明详见附件“数据说明”页。若存在差异，以最终发布的系统数据为准。
获取方式：
- 附件：
  1. 《Q3经营业绩报告（公司级）》
  2. 《Q3关键指标达成明细（部门/区域）》
  3. 《Q4重点计划与里程碑（草案）》
  4. 《复盘与行动计划模板（PPT）》
- 在线看板：请通过企业门户进入公司BI入口查看“经营驾驶舱—Q3”相关看板（访问路径与权限以门户说明为准）。

二、各部门达成情况与后续要求

复盘要求：各事业部/区域/职能负责人请在收到本邮件后3个工作日内完成指标核对与复盘，5个工作日内提交《Q3复盘与Q4行动计划》（使用统一模板）。
复盘重点：目标达成情况、偏差分析与纠偏措施、资源与协同需求、风险清单与对策、Q4关键里程碑。
驻外团队：同步完成本地化数据核对及重点客户进展更新，确保与总部数据口径一致。

三、Q4重点工作方向（公司级）

客户与增长：聚焦重点行业与重点区域，兼顾存量深耕与增量拓展。
交付与产品：关键版本发布与质量保障，重大项目按里程碑交付与验收。
运营与效能：流程优化、成本与现金流管理、供应与产能保障。
合规与风险：合同与数据合规、信息安全、跨境/本地合规要求落实。
组织与人才：关键岗位补强，绩效目标对齐与能力提升安排。说明：各单位可在经理例会上进一步确认优先级及资源配置。

四、经理例会安排

会议目标：对齐Q3经营情况，确认Q4关键计划与资源安排，明确部门间协同事项。
参会范围：公司管理层、各事业部负责人、区域经理、职能部门负责人及驻外团队负责人。
议程要点：
1. 公司级业绩与指标口径说明（经营管理部）
2. 各事业部/区域10分钟要点汇报与问答
3. Q4关键里程碑及资源配置确认
4. 风险与合规事项提示
时间与形式：线上视频会议；具体时间与会议链接将通过日历邀请另行发送，请预留2小时。若与既定行程冲突，以日历邀请为准。
会前准备：
- 汇报材料请于会前2个工作日18:00前提交至指定共享目录（路径与权限见日历邀请）。
- 材料控制在10页以内，统一模板与命名规范见附件。
- 将提供中英文材料版本，便于驻外团队查阅。

五、行动清单与截止时间

全体员工：自本邮件发布之日起3个工作日内阅读附件，关注与本人岗位相关的指标与计划。
各事业部/区域/职能负责人：5个工作日内提交复盘与行动计划，并在经理例会上完成口头汇报。
数据与口径问题：如对指标或口径有疑义，请于2个工作日内反馈至经营管理部（联系人与部门联系方式请见企业通讯录），以便统一解释与修订。
如需增补或更正，将以更新版附件与BI看板同步发布；如两者有差异，以最新版本为准。

六、保密与合规提示本邮件及附件为公司内部资料，未经授权不得外传、复制或对外引用。涉及客户、供应商与价格等敏感信息，请严格遵守公司信息安全与合规管理要求。

感谢各位的配合与支持。请各单位高度重视，确保信息准确传达、措施及时落地。

此致敬礼

经营管理部（公司名称）发件人：——（姓名/职务）日期：——（YYYY年MM月DD日）联系方式：请参阅企业通讯录（部门电话/共享邮箱）

主题：邀请 | 智能协作平台2.0线上发布会暨产品演示（报名开启）

尊敬的各位客户、渠道伙伴、潜在合作方及媒体/公关同仁：为更好地支持各行业的高效协作与智能化升级，我们将举办“智能协作平台2.0”线上发布会与产品演示，诚邀您参会。本次发布将重点介绍2.0版本的关键升级、核心应用场景与生态合作计划，并设置互动问答，帮助您快速评估应用价值与合作机会。

一、活动信息

日期与时间：YYYY年MM月DD日（星期X）XX:XX–XX:XX（GMT+8）
形式：线上直播（报名成功后将发送参会链接与日历邀请）
语言：中文
适合人群：信息化/数字化负责人，业务部门负责人，渠道与生态伙伴，媒体及公关团队

二、会议议程（拟定）

开场致辞与会议说明
产品愿景与2.0关键升级解读
场景化演示：跨部门协作、流程自动化、AI辅助与数据安全
客户案例与价值回顾
生态与渠道合作计划概览
产品路线图与合规安全说明
互动问答（Q&A）

三、报名方式

报名链接：[请插入报名链接]
报名信息：姓名、职务、公司名称、公司邮箱、手机号、参会身份（客户/渠道/合作方/媒体/公关）
截止时间：YYYY年MM月DD日 18:00（或额满即止）
确认与参会指引：提交报名后预计24小时内邮件确认，并附参会链接与注意事项
团体报名/批量登记：请联系 [请插入联络邮箱]

四、参会要求

技术要求：建议使用电脑端Chrome/Edge最新版本，带宽≥10 Mbps，配备耳机与麦克风；建议安静环境参会
身份与入场：请使用报名邮箱登录，入场名称需为“公司简称-姓名”，以便审核与互动
互动与提问：请通过会议内Q&A提交问题；如需会后深度交流，可在报名表中提前注明
合规与保密：在官方对外发布前，请勿对外传播会议中的未公开信息；媒体报道以会后提供的新闻稿与官方素材为准
录制说明：活动将进行录制用于会后回放与内部培训；报名即视为同意
资料获取：会后24小时内向报名邮箱发送演示材料与资料包下载链接

五、针对不同参会角色的特别说明

核心客户：可申请会后一对一方案评估与PoC排期
渠道伙伴：可预约渠道政策沟通与认证培训安排
潜在合作方：可申请技术对接与API/SDK资料包
媒体与公关：可预约专访时段并获取新闻资料包

六、咨询与支持

为确保参会体验并便于安排，请尽早完成报名。期待与您在线见面，共同探讨智能协作的新进展与新机会。

顺祝商祺！

发件人：［姓名］｜［职务］公司：［公司全称］（市场与生态发展部）邮箱：［name@company.com］电话：+86-XXX-XXXX-XXXX 网址：［www.company.com］地址：［公司地址］

主题：紧急通知｜生产与财务系统维护停机窗口调整及应急访问指引

尊敬的IT运维、财务与采购团队及相关业务系统关键用户：

为保障生产环境稳定性与数据安全，现对原定系统维护计划进行紧急调整。请各相关团队务必及时知悉并按要求执行，以降低对业务的影响。

一、维护时间窗口（调整后）

原定时间：［原定日期］［原定开始时间］—［原定结束时间］（北京时间，UTC+8）
调整后时间：［新日期］［新开始时间］—［新结束时间］（北京时间，UTC+8）
涉及环境：生产环境（财务、采购及关联业务系统）请以本次调整后的时间为准开展相关安排。

二、服务不可用范围维护窗口内，以下服务将不可用或受限：

系统登录与交易处理（包括单据录入、过账、收付处理等）
审批流程（含PC端与移动端）
系统接口与批处理作业（含第三方集成、API调用、ETL/批量任务）
报表生成与数据导出说明：维护期间禁止进行新增、修改、审批等写入操作，以避免数据不一致与交易中断。

三、应急访问与业务连续性安排为满足必要的业务核对与查询需求，提供只读应急访问路径：

应急访问地址：［应急门户URL］（只读查询，禁止任何写入操作）
适用范围：发票与订单信息查询、供应商/客户余额核对、关键主数据只读浏览
访问权限发放：应急账号与临时口令将通过加密邮件定向发送至关键用户，请妥善保管并按要求使用
如需紧急数据导出或特殊支持，请联系值班支持，由IT运维评估并提供受控导出方案

四、操作要求与准备事项为确保维护顺利进行，请各团队在维护开始前做好如下准备：

维护开始前至少30分钟完成当前作业并安全退出系统；避免在窗口内发起任何新交易或审批
暂停或延后计划在维护窗口内运行的接口、批处理与自动化作业
财务与采购团队请提前协调收付、下单、收货、对账等关键活动的排期，必要时进行业务打板（备选流程）
关键用户请确认与系统相关的会议、上线、发布或报表出具计划，避免与维护窗口冲突

五、恢复与验证

服务恢复确认：维护完成后将通过邮件发布“服务恢复通知”
首轮验证：IT运维联合关键用户进行登录、核心交易、接口健康与报表试运行验证；验证通过后恢复常规作业

六、沟通与支持渠道（值班）

IT服务台邮箱：［服务台邮箱］
值班热线：［电话］（维护期间24小时值守）
即时沟通群：［Teams/企业微信群组名称］
状态更新：如维护需延长或出现异常，将每60分钟通过上述渠道更新进展

如贵团队在调整后的维护窗口内存在确需保障的关键业务，请尽快与IT运维联系，以便评估并制定应对方案。

感谢各位的理解与配合。

此致敬礼

信息技术部｜IT运维中心联系人：［姓名］邮箱：［邮箱］电话：［电话］日期：［发送日期］

解决的问题

帮助企业与团队在各类商务场景中，快速产出可直接发送的高标准邮件公告。通过自动识别事件要点、匹配目标受众、选择正式或半正式语气、完善结构与格式，减少改稿与审核成本，提升邮件的打开率、理解度与行动转化，确保信息准确、表达专业、品牌形象统一。

适用用户

企业运营经理

通过本助手快速发布内部政策更新、流程变更与会议安排，统一格式与语气，减少反复沟通与误读。

市场营销主管

一键生成活动邀请与新品发布公告，突出卖点与行动路径，提升报名率与客户回复速度。

客户成功经理

规范撰写服务变更、维护停机与版本升级通知，清晰说明影响与应对方式，降低投诉与工单量。

特征总结

• 一键生成结构严谨的商务公告邮件，自动梳理要点与行动提示，提升理解与响应率

• 智能匹配受众身份与阅读习惯，自动调整措辞与细节深度，实现定向沟通与分层传达

• 内置标准邮件结构与格式规范，自动生成主题、称呼、正文与结尾，避免遗漏关键信息

• 支持正式与半正式风格自由切换，保留品牌语调，一键输出兼顾专业度与亲和力文本

• 针对紧急程度自动优化表达与时效信息，突出优先级与截止时间，促进快速行动

• 分步工作流审核事实与表述，降低信息失真与歧义风险，保障企业形象与合规要求

• 预设政策更新、活动邀请、产品发布等常见场景模板，快速套用并二次定制成稿

• 自动提炼亮点与行动路径，嵌入报名方式、联系方式及后续安排，显著提升转化

• 参数化输入记录事件与受众偏好，沉淀企业公告写作标准，便于复用与团队协作

如何使用购买的提示词模板

1. 直接在外部 Chat 应用中使用

将模板生成的提示词复制粘贴到您常用的 Chat 应用（如 ChatGPT、Claude 等），即可直接对话使用，无需额外开发。适合个人快速体验和轻量使用场景。

2. 发布为 API 接口调用

把提示词模板转化为 API，您的程序可任意修改模板参数，通过接口直接调用，轻松实现自动化与批量处理。适合开发者集成与业务系统嵌入。

3. 在 MCP Client 中配置使用

在 MCP client 中配置对应的 server 地址，让您的 AI 应用自动调用提示词模板。适合高级用户和团队协作，让提示词在不同 AI 工具间无缝衔接。

AI 提示词价格

￥20.00元

先用后买，用好了再付款，超安全！

在线免费用提示词

您购买后可以获得什么

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获得完整提示词模板

- 共 540 tokens

- 4 个可调节参数

{ 公告事件 } { 目标受众 } { 写作风格 } { 紧急程度 }

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- 精选社区优质案例，助您快速上手提示词

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