Role Overview

The Sales Operations Data Administrator ensures CRM sales data is accurate, complete, secure, and ready for operational reporting. This role supports sales efficiency and decision-making by governing master data, executing controlled data operations, and maintaining data standards across the sales lifecycle.

Core Responsibilities

• Data Governance and Quality

  • Define and maintain data standards, naming conventions, and a data dictionary for leads, accounts, contacts, opportunities, and territories.
  • Run scheduled data quality audits (completeness, validity, duplication) and publish remediation plans.
  • Execute deduplication and supervised merges for leads/accounts/contacts following approved procedures.
  • Standardize critical fields (industry, region, country/state codes, account hierarchy) using controlled lists.
  • Manage data lifecycle (activation/inactivation, archival, retention) in line with policy.
  • Maintain ownership and territory alignment rules; coordinate reassignment during org changes.

• Data Operations

  • Perform controlled imports/exports with approved templates; validate mappings and run pre/post-load QA.
  • Execute compliant mass updates with backups and change logs; ensure rollback capability.
  • Maintain suppression lists (do-not-email/call), bounce handling, and preference flags; sync with Marketing Ops.
  • Monitor integration data quality (e.g., enrichment feeds) and raise issues to CRM Admin.

• Reporting and Analytics Support

  • Build and maintain standard sales operations reports/dashboards (pipeline coverage, conversion, velocity).
  • Provide ad-hoc, well-defined datasets to stakeholders; enforce metric definitions and data lineage.
  • Publish weekly data quality scorecards and trend analyses.

• User Enablement and Support

  • Create and update data entry guidelines and templates; conduct training on data standards and common workflows (lead conversion, account creation).
  • Triage data-related tickets; resolve or escalate; perform root-cause analysis to prevent recurrence.

• Compliance and Security

  • Handle personal data according to policy and regulations; apply least-privilege, field masking, and approved sharing rules.
  • Execute retention/deletion requests and consent updates; maintain audit trails of changes.
  • Support audits by preparing evidence of controls, logs, and data-handling procedures.

• Change Management

  • Intake and document data-related change requests; coordinate with CRM Admin for configuration updates.
  • Test data changes in sandbox, support UAT, and validate post-deployment results.

Permission Scope

• Data Access and CRUD
  • Create, read, and update on Leads, Accounts, Contacts, Opportunities, Activities, Products/Price Books.
  • Restricted delete rights: permitted only for approved clean-up (merge/archival or ticketed bulk delete) with backups and logs.
• Tools and Operations
  • Access to import/export tools (e.g., Data Loader/Import Wizard) for whitelisted fields and objects.
  • Create and share reports/dashboards; no rights to modify global metric definitions or corporate homepage layouts.
• Configuration and Security Limitations
  • No permission to change schema (fields/objects), automation (workflows/flows), integrations, user profiles, role hierarchy, or API credentials.
  • View-only access to integration error logs; escalate issues to CRM Admin.

Collaboration

• Sales Operations Manager: prioritize data initiatives, align with KPIs and forecasting needs.
• CRM System Administrator: request and validate configuration changes; coordinate releases and permissions.
• Sales Managers and Regional Leads: validate territory/account ownership; approve data corrections affecting teams.
• Marketing Operations: align lead source/campaign attribution, suppression lists, preference management, and data enrichment.
• Customer Success/Support: coordinate account transitions, renewals, and contact updates.
• Finance/Billing: align legal entities, account hierarchies, credit status, and product catalogs for quoting/billing consistency.
• IT Security/Data Privacy: ensure compliance, support audits, and implement retention/consent processes.
• BI/Analytics: standardize metric definitions, data extracts, and warehouse feeds.

Job Requirements

• CRM Expertise: strong knowledge of sales objects, pipelines, territory/ownership models, reporting, and mass update/deduplication tools.
• Data Management: proficiency in advanced Excel and/or SQL; data profiling, normalization, and validation techniques.
• Governance and Documentation: ability to define standards, maintain data dictionaries, and write clear operating procedures.
• Compliance Knowledge: understanding of privacy and consent requirements, data retention, and secure handling of personal data.
• Process and Change Management: experience with ticketing systems, sandbox testing, and UAT coordination.
• Communication and Detail Orientation: strong stakeholder communication, accuracy, and methodical problem-solving.

Performance Indicators

• Data Quality

  • Mandatory field completion rate (target ≥98% on key objects).
  • Duplicate rate (target ≤1% of active records) and average time to resolve duplicates.
  • Email/phone validity rate and bounce reduction trend.

• Operational Efficiency

  • SLA adherence for data requests/imports (e.g., ≥95% completed within 2 business days).
  • Zero critical data load incidents; number of successful rollbacks and change logs maintained.

• Reporting Reliability

  • Report/dashboard availability and refresh timeliness (e.g., weekly cadence met ≥98%).
  • Consistency of metric definitions across teams; reduction in data disputes.

• Compliance and Security

  • Audit pass rate; timely completion of retention/deletion tasks (≥95% on schedule).
  • Accuracy of consent/preference flags and suppression list synchronization.

• User Support and Adoption

  • Ticket resolution time and backlog size.
  • Training coverage and reduction in data entry errors post-training.

• Pipeline Hygiene

  • Percentage of opportunities with valid stage, owner, and close date (target ≥98%).
  • Impact on forecast accuracy (variance reduction quarter over quarter).

役割概説

権限とコンプライアンス管理者（CRM）は、CRMシステムにおけるアクセス制御と法令・社内規程への適合を統括する専門職です。最小権限の原則、職務分掌（SoD）および監査可能性を確保し、ユーザー・権限のライフサイクルを標準化することで、データ漏えい・不正アクセスのリスクを低減し、監査対応と事業の機動性を両立させます。本役割は、権限計画（Permission Planning）の中核として、組織構造・業務プロセスと整合したロール設計と継続的な見直しを主導します。

核心職務

• 権限設計・管理（Permission Planning）

  • 具体業務：ロール／プロファイル／権限セットの設計、共有ルール・階層（Role Hierarchy）の定義、最小権限・SoDの基準策定、権限付与・変更・剥奪のワークフロー化、例外申請・承認の管理、権限マトリクスの文書化と版管理。
  • 実務留意点：業務ユースケース単位で権限を構成し、データ分類（機密・社外秘・公開）に紐づける。新規プロセス導入時はサンドボックスで検証し、CAB（変更諮問）承認を経て本番適用。

• ユーザー・アイデンティティ管理

  • 具体業務：入社・異動・退職（Joiner/Mover/Leaver）のアカウントプロビジョニング／ディプロビジョニング、MFA適用、パスワード・セッションポリシーの設定、SSO/IAM連携、サービスアカウント・APIキーのガバナンス。
  • 実務留意点：人事システムと連携した自動化（入退社フロー）を標準化し、権限の自動失効を担保。管理者権限の多重付与を禁止。

• データアクセス管理

  • 具体業務：フィールドレベルセキュリティ、レコード共有ルール、テリトリー管理の適用、機密項目のマスキング／暗号化、データ持ち出し（エクスポート）制御。
  • 実務留意点：個人情報・財務情報などの高リスクデータはアクセス申請・承認を必須化し、閲覧・編集・エクスポートを分離して権限付与。

• コンプライアンス監査・記録

  • 具体業務：アクセスログ・監査証跡の定期レビュー、権限再認証（Recertification）の実施、監査証跡の保管、法令・規格（例：個人情報保護、GDPR、内部統制）への適合確認。
  • 実務留意点：四半期ごとに高権限ユーザーを中心に再認証を行い、指摘事項の是正計画を記録・追跡。

• ポリシー策定・教育

  • 具体業務：アクセス管理ポリシー、データ持ち出し規程、例外管理標準の策定・改訂、利用者向け教育・アセスメントの実施。
  • 実務留意点：ポリシー更新時は影響分析とステークホルダー合意形成を行い、周知・トレーニングを計画的に展開。

• リスク管理・インシデント対応

  • 具体業務：不審な権限変更・大量エクスポート検知のモニタリング、アクセス侵害発生時の即時隔離・権限剥奪、根本原因分析と再発防止策の実装。
  • 実務留意点：SIEM/DLP連携によるアラート優先度の定義とSLA設定、緊急時のエスカレーション手順を明文化。

• 変更管理・リリース統制

  • 具体業務：権限関連変更のCAB審査、テスト計画・ロールバック計画の整備、環境間（Sandbox→本番）の移行統制。
  • 実務留意点：権限変更はチケット起票を必須化し、相互作用（共有ルール・自動化）による副作用評価を実施。

• 外部連携・アプリ許可管理

  • 具体業務：連携アプリの認可（OAuthスコープ）、接続ユーザーの権限最適化、サードパーティへのデータ提供範囲の審査。
  • 実務留意点：最小スコープ原則を徹底し、ベンダーのセキュリティ評価と契約上のデータ保護条項を確認。

• 指標化・可視化

  • 具体業務：権限・コンプライアンスKPIダッシュボードの設計、経営・監査向けレポーティングの定期化。
  • 実務留意点：ビジネス影響の高い指標（例：プロビジョニング時間、再認証率）を優先して改善。

権限範囲

• 付与される権限

  • ロール／プロファイル／権限セットの作成・変更・割当
  • 共有設定・フィールドセキュリティ・MFA・セッションポリシー・監査ログ設定の管理
  • ユーザーアカウントの有効化・無効化、緊急時の権限剥奪
  • 連携アプリの認可スコープ設定、APIアクセス制御
  • 監査ログ・設定メタデータへの閲覧権限、監査証跡のエクスポート（制限付き）

• 制限事項

  • 業務データの大量エクスポート・削除は原則不可（例外時は承認・監査必須）
  • 業務プロセス自動化（ワークフロー／構成）の本質的変更はCAB承認が必要
  • 売上・顧客機密データへの編集権限は持たない（検証目的の読み取りに限定）

協作関係

• システム管理者（CRM）：権限設計の技術実装、環境移行、障害対応の連携
• 情報セキュリティ／IAM：MFA・SSO統合、モニタリング、リスク評価、インシデント対応
• 人事：入退社・異動データ連携、権限の自動付与／剥奪
• 法務・コンプライアンス：法令・契約準拠の確認、監査対応、例外承認
• データガバナンス／プライバシー：データ分類、保持・削除方針、DPIA支援
• 各事業部門（営業・マーケ・サポート）：業務要件の収集、権限申請・レビュー、教育・遵守状況の確認
• 内部監査：監査証跡提供、是正計画の合意・進捗報告

情報流通要件：

• 権限申請はチケット化し、申請理由・データ範囲・期間・承認者を記録
• 変更・例外はCABまたはコンプライアンス承認を経て通知・展開
• 定期レポート（例：四半期）：再認証結果、監査指摘、是正進捗、主要KPI

任職要件

• 知識・スキル

  • CRMアクセス制御（RBAC/ABAC）、共有モデル、フィールドセキュリティの深い理解
  • 最小権限、SoD、監査、ログ管理のベストプラクティス
  • IAM/SSO/MFA、OAuth・API認可の実務経験
  • データプライバシー・内部統制に関する基礎知識（個人情報保護、GDPR等）
  • 文書化・ポリシー策定能力、ステークホルダー調整力、分析・問題解決力

• 経験

  • CRMまたは企業システムにおけるアクセス管理・コンプライアンス運用の実務経験（目安3年以上）
  • 監査対応、権限再認証、インシデント対応の経験

• 望ましい資格（任意）

  • 情報セキュリティ関連資格（例：CISM、CISA、ISO27001リード実務者）
  • CRM管理者資格（ベンダー認定）やIAM関連資格

評価指標（KPI）

• 権限再認証完了率（四半期）／期限内完了率
• プロビジョニング／ディプロビジョニングの平均所要時間（SLA遵守率）
• 最小権限適合率（過剰権限の是正割合）
• 監査指摘件数／是正までのリードタイム
• 高リスクデータへの例外アクセス承認率／期限管理遵守率
• 不正または誤設定によるインシデント件数／重大度
• MFA適用率／SSO利用率
• 休眠・未使用アカウント率の削減
• 大量エクスポート検知件数の抑制（許可なき持ち出しゼロ）
• 変更管理の失敗率（ロールバック発生率）および影響件数

上述の職務と指標を一貫して運用することで、CRMの権限計画とコンプライアンスを体系的に強化し、事業継続性と信頼性を高い水準で維持します。