活动提醒函｜区域学术交流论坛（春季）

尊敬的各位参会老师/嘉宾： 您好！距“区域学术交流论坛（春季）”召开还有9天。为便于您高效准备，现就材料准备及相关事宜提示如下，请您查收并按需落实。

一、活动信息复核

• 活动名称：区域学术交流论坛（春季）
• 举办时间与地点：请以您收到的报名确认函/最新会务通知为准
• 签到与报到：建议提前15–30分钟到场；线上参会如有安排，将以正式通知为准
• 会场与设备：如有特殊设备或接口需求，请提前告知会务组

二、材料准备清单（重点）

如您承担口头报告或海报展示，请重点关注：

• 口头报告（如适用）

  • 演示文件：PPT/Keynote，比例建议16:9；封面含报告题目、姓名、单位
  • 内容控制：请依据日程所分配时长合理取舍，突出核心观点与结论
  • 多媒体：如含音视频，请准备常见格式，并备一份静态替代方案
  • 备份：建议携带U盘备份，并同步存至云端

• 海报展示（如适用）

  • 版式与尺寸：请按主办方要求制作；如未明确，建议纵向版式、重点信息字号清晰可读
  • 现场悬挂：请自备图钉/夹子等常用小物件（若会务未统一提供）

• 论文与摘要（如有要求）

  • 按通知模板与字数范围准备；核对作者信息、致谢与引用
  • 文件命名建议：“单位-姓名-题目关键词”

• 个人与行政信息

  • 个人简介（50–80字）、标准证件照1张（会刊/背景板用途）
  • 身份证件、名片；如需报销或开票，请准备单位抬头与税号等信息
  • 如需证明材料或邀请函，请提前提出

• 设备与物品（按需）

  • 电脑与电源适配器、常用转接头（HDMI/Type-C等）、激光笔
  • 个人常用字体未必适配，会场电脑播放时可能替换字体，建议转为常用字体或携带自用电脑

三、建议时间安排（距会期9天）

• D-7：确认参会方式与行程；完善个人简介与头像
• D-5：完成报告/海报初稿，自查逻辑与版式；如有预审要求请按通知提交
• D-3：提交定稿并做好多地备份；与同事或合作者进行一次演练
• D-1：检查行程与物品清单；确认签到安排与会场位置

四、行动指引

• 请在3日内回复确认参会及报告/展示形式（如适用）
• 如需调整题目、时段或有设备与场地需求，请尽快告知会务组
• 如未收到最终议程、报到指引或交通提示，请及时联系会务组获取

五、温馨提示

• 着装建议：商务休闲为宜
• 资料保密：涉及未公开数据或受限内容，请提前确认可对外展示范围
• 交通与餐饮：具体安排以最终会务通知为准

再次感谢您的支持与配合，祝您备稿顺利、行程顺畅！

此致
敬礼

会务组联系方式：请以报名确认函中公布的电话/邮箱为准（或在报名系统“联系我们”查看）

区域学术交流论坛（春季）会务组
2025年12月16日

活动提醒函｜周五城市咖啡沙龙

亲爱的参会朋友：

为便于您做好行程安排，现就“周五城市咖啡沙龙”温馨提醒如下：

活动基本信息

• 活动名称：周五城市咖啡沙龙
• 举办时间：活动将在2天后举行（具体起止时间以您的报名确认信息为准）
• 举办地点：请以您收到的报名确认短信/邮件中的详细地址为准（若有变更将第一时间通知）

重要提醒（时间地点确认）

• 请于今日内再次核对报名确认信息中的开始时间与详细地址。
• 建议将活动地址保存至手机地图，预估路程，并预留机动时间。
• 如您临时无法出席或需调整到场时间，请在原报名渠道更新出席状态。

行动指引

• 请通过原报名渠道的“查看详情/确认出席”入口完成出席确认。
• 如未收到确认短信/邮件，请回复本消息或在报名页面使用“联系主办方”功能与我们联系。

期待与您在咖啡香气中轻松交流、结识新友。

此致
顺颂时绥

联络方式：请通过原报名渠道的“联系主办方”入口留言，或直接回复本消息与我们沟通。

周五城市咖啡沙龙筹备组
2025年12月16日